Ressaltar o planejamento e o controle total da produção, com foco no cliente, é um dos principais benefícios da adoção do método kanban e da digitalização na gestão da manutenção industrial. Com essas duas ferramentas, as demandas são priorizadas e é possível evitar acúmulos em um só status, impedindo a formação de grandes filas de tarefas a serem cumpridas.
“Tanto o método kanban como a digitalização ajudam a evitar a demora na atuação, a minimizar as reclamações do cliente por atrasos no atendimento e a melhorar o direcionamento da equipe nas execuções da demanda”, explica Adriano Cardoso Rocha, analista de processos TI especializado em manutenção e facilities.
O que é o Kanban?
Desenvolvido pela Toyota, esse método nada mais é do que uma forma de registrar tarefas e ações por meio de símbolos visuais. Com esse sistema de controle, é possível fazer uma gestão visual a partir do uso de cores como sinalizadores para acompanhar a execução das tarefas e organizar atividades.
“Utilizamos o Kaban para organizar de forma física e visual as demandas através de quadros com ‘post it’ ou escaninhos. Podemos usar sistemas informatizados que organizam a demanda em fila por status ou então pequenas caixas para organização das demandas impressas”, explica o analista de processos.
Quais as suas vantagens?
Na manutenção industrial, essa ferramenta de controle de gestão contribui para que as soluções desejadas pelos clientes sejam efetivamente atingidas.
Para o executante, esse método é capaz de evidenciar de maneira visual o ponto atual da demanda e do seu volume (quantidade). Nos casos dos setores administrativos, como os de compra e de almoxarifado, essas informações podem ser disponibilizadas de maneira gráfica.
Que tipos de manutenção ele atende?
O método kanban atende todo tipo de manutenção, pois seu objetivo é controlar desvios e acúmulos, direcionando a demanda e levando em consideração todos os seus aspectos. A disponibilidade da equipe é afetada para tratamento das demandas.
De acordo com Rocha, esse método é utilizado nos escaninhos dentro das oficinas, nos dashboards e nos baús.
“Quando observamos que um destes objetos estão cheios de ordens de serviços, percebemos que existe um gargalo que precisa ser tratado como prioridade para evitar acúmulos. Além dos status já mencionado, os gargalos podem acontecer por atividades que aguardam programação e serviços terceirizados, por exemplo, que demandam planejamento estratégico para tratativa e geração de maior força para solução“, explica.
O que é a digitalização?
A digitalização dos processos de gestão consiste no uso de novas tecnologias para melhorar os fluxos de trabalho e está diretamente ligada ao conceito de Indústria 4.0.
Basicamente, a digitalização pode ser entendida de duas maneiras:
1. Transformação de material impresso em digital: consiste em utilizar a tecnologia no lugar do material impresso para a execução da manutenção, sem geração de resíduos.
2. Digitalização de material impresso para arquivamento: que nada mais é do que o controle de documentos através do escaneamento das ordens de serviços impressas para o posterior descarte do material físico. Essa digitalização só é feita depois que o conteúdo impresso é apontado no sistema (ou seja, depois de ser lançado os dados escritos à mão no sistema).
“A digitalização possibilita a pesquisa posterior do documento em questão, seja pelo número ou por informações contidas no próprio documento. Isso facilita na busca rápida, evitando a necessidade de acúmulo de material físico em caixas”, completa Rocha.
O analista de processos lembra, no entanto, que é bastante recomendável manter o documento físico arquivado por um período de tempo e ainda criar um mecanismo de descarte periódico utilizando o kanban. “Assim é possível organizar a fila de descarte e não perder a noção do volume físico.”
Quais as suas vantagens?
O material torna-se digital, eliminando a necessidade de mantê-lo fisicamente armazenado. Essas digitalizações podem ser controladas pelo método Kanban, com todas as ordens de serviço já apontadas sendo colocadas em fila no escaninho para escaneamento gradual.
Que tipos de manutenção ela atende?
A digitalização também pode ser aplicada a todos os tipos de manutenção, mas é preferencialmente indicada nas corretivas, já que essas são geralmente solicitadas pelo usuário e necessitam de maior prioridade no atendimento, sendo necessário medir a fila para evitar descontrole e acúmulos.
“Em alguns casos, o atendimento na manutenção corretiva tem a necessidade de assinatura do cliente, que pode ser feita em documento físico ou em aplicativo. O segundo caso torna mais fácil a busca posterior para a verificação de histórico ou para a elaboração de auditorias”, explica Rocha.
Como esses métodos podem ser usados no dia a dia das operações de manutenção?
Em casos de operações que ainda utilizam material impresso para execução de demandas, podem ser criados escaninhos e pequenos baús. As demandas impressas são organizadas por status descriminados nestes objetos.
“Desta maneira, conseguimos visualmente perceber os gargalos da demanda por status e volume, facilitando o direcionamento da força para entrega”, observa Rocha.
Este controle também existe em operações que tem seu modelo totalmente informatizado, através dos dashboards.
Ferramentas digitais aplicadas a esses métodos de gestão
Ferramentas digitais, como a plataforma Sim+, da Construmarket, são excelentes aliadas da manutenção industrial e podem contribuir para a aplicação de técnicas de gestão como o método kanban e a digitalização.
Com os softwares de gestão, por exemplo, é possível fazer registros confiáveis e acompanhamento minucioso das demandas, independentemente do controle físico realizado pelas oficinas.
“Eles ajudam no planejamento das atividades, na programação da execução e no controle da demanda, mapeando as tarefas em andamento, sua execução e sua conclusão. Toda a equipe de gestão se baseia nos resultados apontados nessas ferramentas e os desvios são monitorados de maneira mais dinâmica”, lembra Rocha.
De acordo com Danilo Sousa Pimenta, consultor de implantação do Sim+, o uso de softwares de gestão oferece inúmeras vantagens para o gestor como a padronização de processos, a rastreabilidade das ocorrências, o acesso aos históricos de atendimento e a possibilidade de gestão de dados em tempo real.
“O Sim+ é um software de confiança e reconhecido no mercado, que proporciona um sistema integrado de manutenção, portanto é uma poderosa ferramenta para o bom andamento das indústrias”, avalia.
Conclusão
A gestão eficiente da manutenção é fundamental para aumentar a competitividade das indústrias nos seus mercados de atuação. Para torná-la mais eficiente, a adoção de métodos como o kanban e o uso da digitalização é bastante recomendável. As ferramentas digitais, como os softwares de gestão, ajudam a maximizar o potencial dessas ferramentas.
TEXTO: Gisele Cichinelli
COLABORAÇÃO TÉCNICA
Adriano Cardoso Rocha – analista de processos TI especializado em manutenção e facilities
Danilo Sousa Pimenta – consultor de implantação do Sim+
