Cuidar da operação, criar e pôr em prática planos de manutenção e lidar com muitas equipes, supervisores, clientes e fornecedores são ações que fazem parte da rotina dos gestores de manutenção industrial.
Mas administrar tantas demandas não é tarefa fácil e requer muita atenção. Por isso, é recomendado fazer uso de ferramentas digitais como um software de gestão de manutenção.
Confira quais são os principais desafios do gestor e como essas plataformas podem auxiliá-lo:
1. Dificuldade para manter processos padronizados
Resumidamente, a padronização de processos pode ser definida como a capacidade de formalizar e unificar as etapas de trabalho desempenhadas pelos gestores e por suas equipes de trabalho.
Esse cuidado na gestão permite que todo e qualquer serviço possa ser executado sempre da mesma forma, conferindo um controle muito maior e mais rigoroso dos processos.
No segmento de manutenção industrial, ainda é muito comum a falta de uniformidade dos processos. Cada técnico executa suas tarefas de modo diferente, com dados sendo registrados em diversas fontes e formatos e sem a devida documentação dos processos, dificultando que as melhores práticas sejam replicadas e os dados, consolidados.
“Empresas que não trabalham com processos padronizados perdem com a falta de otimização do tempo de execução e com a falta de um melhor atendimento às normas e regulamentos”, observa Márcio Gonçalves, gerente de contas da Construmarket.
Com o software de gestão de manutenção industrial Sim+, da Construmarket, é possível padronizar completamente todos os processos operacionais, aumentando a eficiência e a qualidade e reduzindo os custos de manutenção.
A ferramenta faz a gestão online das ordens de serviços, dos agendamentos automáticos dos planos de manutenção, dos checklists e dos fluxos de trabalho, padronizando as melhores práticas.
2. Controlar as solicitações de serviços
Uma ordem de serviço, também conhecida como OS, nada mais é do que uma ferramenta usada para controlar tarefas a serem realizadas.
Com ela, é possível organizar as demandas das empresas, criar fluxos de trabalho, guiar os profissionais das equipes responsáveis pela gestão e pela operação e documentar todos os processos.
As OSs podem ser emitidas de modo impresso ou digital. No primeiro caso, são enormes as chances de elas se perderem no meio de muitos outros materiais impressos, prejudicando o acompanhamento do seu andamento.
Além de gerar insatisfação para os clientes, a OS não atendida gera desgastes desnecessários entre as equipes de manutenção e de produção, além de paradas inesperadas dos equipamentos.
Com o uso dos softwares de gestão, como o Sim+, é possível elevar a eficiência e o controle das OSs, que podem ser totalmente digitalizadas. Isso aumenta a visibilidade do andamento do trabalho e da performance e a rastreabilidade do serviço, controlando horários, intervenções e SLA (Service Level Agreement).
“Com as OSs digitalizadas, os técnicos podem apontar informações relacionadas a mão de obra, despesas, colher evidências fotográficas e fazer a medição de satisfação do usuário”, explica Gonçalves.
3. Garantir a execução do planejamento pelas equipes técnicas
Ordens de serviços preenchidas em papel, falta de organização das solicitações de serviço, dificuldade para controlar a execução, ausência de registros e análises do que foi executado e de apontamento da mão de obra são algumas das causas da não execução de tudo o que foi planejado pelo setor de manutenção industrial.
Além das paradas indesejadas dos equipamentos, isso pode gerar a completa perda de prestígio da área e o não atendimento das demandas e dos serviços.
Mas como garantir que o planejamento de manutenção seja, de fato, desenvolvido pelas equipes técnicas?
A solução passa por melhorar a organização e o controle sobre os processos por meio da digitalização.
“Hoje, o volume de informações, incluindo intercorrências e ordens de serviço, é enorme, praticamente inviabilizando a gestão de manutenção em papel. Os softwares têm uma inteligência embutida que nos permite buscar as informações com muita facilidade. O resultado é mais agilidade no apontamento dos serviços”, conta o gerente de contas.
4. Dificuldade para controlar e planejar o consumo de peças e materiais
A gestão de estoques e almoxarifados é um dos pontos mais críticos na manutenção industrial. Não é incomum que os gestores se deparem com a falta de controles confiáveis sobre as peças e com falhas na disponibilidade de itens de alto valor agregado. Isso acaba induzindo a compras de emergência e a desgastes com as partes envolvidas. Também não é raro estoques ociosos por falta de indicadores eficientes de consumo.
A consequência disso são máquinas paradas, atraso na correção dos problemas e do retorno à produção, além da dificuldade para rastrear onde o material foi usado e para levantar dados exatos do custo unitário médio e do tempo ocioso.
A gestão adequada de peças sobressalentes é um dos pilares para que a manutenção funcione como se espera. As ferramentas digitais podem ser de grande ajuda para solucionar esse problema. Isso porque elas podem incorporar recursos para controle de estoque de materiais de manutenção (entrada e saída de materiais), bem como serem integradas com os ERPs da companhia.
5. Executar um bom plano de manutenção preventiva
A manutenção preventiva deve ser realizada para reduzir ou evitar falhas ou quedas de desempenho, sempre seguindo uma programação no calendário de manutenção e uma rotina de reparação básica.
Com um plano preventivo, é possível focar em uma manutenção mais pró-ativa, que se antecipa às falhas, aumentando a disponibilidade dos equipamentos, reduzindo perdas de produtividade e os custos com manutenção.
Para realizá-lo, no entanto, as empresas passam por uma série de dificuldades, como lidar com cadastros e informações incompletas, falta de histórico dos planos já realizados, de controle dos follow ups e planos feitos em planilhas e em papel.
Com a plataforma Sim+, é possível elaborar planos de manutenção preventiva com rotinas e periodicidades para cada equipamento, com a possibilidade de oferecer aos técnicos as atividades programadas para cada data através dos seus celulares.
Para não conformidades, é possível abrir OSs vinculadas às preventivas e complementar com evidências fotográficas. Também é possível alterar procedimentos ou planos de manutenção rapidamente, com a segurança que o sistema terá controle e histórico de versões anteriores.
6. Diminuir a quantidade de manutenções corretivas
A manutenção corretiva permite que a correção de um equipamento ou componente seja realizada assim que um problema é identificado.
Esse tipo de manutenção é mais comum quando faltam processos definidos, planos preventivos, meios e indicadores para quantificar e entender as falhas recorrentes.
Com um sistema eficiente de gestão de manutenção industrial, como o Sim+, é possível minimizar a quantidade de manutenções corretivas nos processos industriais.
O Sim+ ajuda os profissionais da área a controlar os serviços planejados, agilizar os atendimentos, aumentar a eficiência e o dinamismo na coleta e busca de informações e padronizar os dados e as rotinas de manutenção.
“Os softwares ajudam a reduzir o número de falhas em equipamentos, acelerar o atendimento e realizar paradas de manutenção dentro de um planejamento eficiente, colaborando assim com a produção e maximizando o tempo de vida útil de equipamentos e componentes”, completa Gonçalves.
7. Dificuldade em obter dados atualizados para gerar relatórios e tomar decisões
Ter informações confiáveis à mão é uma estratégia de gestão fundamental para quem pretende tomar as melhores decisões. Por isso, o gestor deve contar sempre com KPIs (Key Performance Indicator ou, em português, Indicador-chave de Performance) como métricas de produtividade, tempo médio de reparo, confiabilidade de equipamentos, tempo médio entre falhas, entre outros. Esses indicadores devem estar sempre às mãos para gerar os relatórios e facilitar as tomadas de decisão.
“Muita informação acaba se perdendo por falta de centralização e falhas na documentação, especialmente em companhias que operam com planilhas preenchidas manualmente”, salienta Gonçalves.
Geralmente isso ocorre porque a maioria dos controles é feita por papéis e planilhas, ou ainda por falta de conhecimento das equipes de gestão para extrair informações. Mas o problema é que, muitas vezes, há uma imensa dificuldade para obter relatórios. Ou ainda pode acontecer a extração de relatórios que não traduzem a realidade.
A solução é digitalizar essa etapa. Com um software de gestão de manutenção como o Sim+, é possível ter esses indicadores sempre em mãos, gerando dashboards e relatórios específicos que ajudam os gestores nas tomadas de decisões. É possível, por exemplo, traçar ações preventivas que poderão ser realizadas em períodos corretos e de maneira organizada.
Mais de 30 gráficos e relatórios permitem análises mais inteligentes e a visualização de KPIs, produtividade, custos, SLA, materiais, quantidade de serviços executados e muito mais.
Conclusão
Como você pode ver, são diversos os problemas enfrentados pelos gestores para manterem suas gestões estruturadas e organizadas.
Com um bom software de gestão de manutenção, como o Sim+, da Construmarket, isso é possível! Essa ferramenta digital contém as melhores práticas de mercado, tanto no fluxo de atendimento como na sua operação.
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COLABORAÇÃO TÉCNICA
Márcio Gonçalves – gerente de contas da Construmarket
